7－1．請求書の自動作成で請求の抜け漏れなし！

これは、請求書のシステムを自分用に開発した事例です。
当社はサブスクで事業を行っているため、毎月、請求作業が発生します。しかし、毎月支払うという会社様もあれば振込料の節約のために半年単位で支払うという会社様もあります。
そうした個々の会社様の事情に対応するには、自分でシステムを開発した方が効率的でした。
どのようにして請求書の作業を自動化したのかをお伝えします。

厄介な請求書作業
何もかもを自分でやらないといけないフリーランスや個人事業主にとって、請求書の作成作業はとても厄介なものです。印刷して封緘して宛名を書いて切手を貼り・・・。とても手間がかかります。請求書のPDFをメールで送ることを認めている会社様もありますが、今だに「送付しないとダメ」という会社様も少なくはありません。それ以外にも請求周期の確認、金額の確認、抜け漏れ、間違いの確認作業、さらには送付履歴の保管にも手間がかかります。

請求書作成から送信まで全てを自動化
顧客ごとの請求周期、請求額を事前に登録し、バッチ処理で請求書を作成。かつ、サーバーに請求履歴が残るようなシステムを開発しました。これは当社の業務で使いやすい仕様になっています。
当然、請求書は送信ボタンを押すことで自動的に送信されます。PDFの請求書をメールに添付して送信すると間違って違う会社様の請求書を送ってしまうミスが起こることもあります。当社のシステムではそういったことは発生しません。
サーバーには請求書が残り、請求金額や消費税等の情報もサーバーに履歴として登録されます。Excelに落とすことも可能で、そのExcelデータを税理士さんに送って会計事務をしてもらっています。

フリーランスや個人事業主に使って欲しい
この請求書のシステムをフリーランスや個人事業主の人に使って欲しいと考えています。このシステムにより請求もれが防止され、請求額の確認が容易となり、決算業務が楽になります。



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