ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。

2－4．シニアのお客様の特有の問題、FAX注文をどう乗り切る？

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

在庫管理はオンラインで行いながら出荷管理はExcel
B社様では注文がFAXでも届くことがありました。卸売の取引先様にはご高齢の方も多く、今だにFAXを使っていることもあるからです。
また、在庫管理はオンラインで行いながらも出荷管理はExcelで行っていました。そのため最終的な在庫数は手作業で算出しなければならず、とても手間がかかっていました。
パートさんが処理をしていたのですが、パートさんの残業も多くなり疲労している状態でした。
このままでは作業効率が悪いため、販売管理システムを見直すことになりました。

膨大な手間を削減する販売管理システムに進化
オンラインのデータがあり、在庫管理もオンラインで行っているのなら、FAXも含めた全ての受注データをオンラインの方に集約すれば、在庫の管理を一元的に行うことができます。そのため、注文数を入力すれば在庫数も把握できる販売管理システムを開発することになりました。
さらに、最終的に全ての業務が外部倉庫への出庫依頼処理につながっているのなら、出庫処理からピッキング、出庫依頼、在庫引き当て、受注（請求書発行、入金確認など）と業務の流れを逆算して統合し、必要な伝票を簡単に出力できるようにすることも提案し、パートの手間がかからない販売管理システムに進化させることとなりました。

非効率な作業を見直すことで残業をなくす
在庫がオンラインで一元管理されたことで、在庫管理も瞬時に終わるようになりました。また、スタッフも3名から2名体制に変更し、現在も問題なく維持できています。

中小企業でECのシステムを作ったものの、後になってFAXなど、予定してない注文方法にも対応しなければならなくなることがあります。そのため、EC担当者はシステムがありながらも別の作業で処理しようとします。特に卸売りではまだFAXを使っている会社や、電話だけで注文してくる会社は多くあります。
また、システムが個々バラバラで使いづらいのを我慢して使っている、ということも少なくありません。非効率な作業は一度、見直し、システムを再構築することを検討されるのが良いと思います。

0 0