3－5．システム化することで売上を向上させる。

面倒な作業を今も続けている中小企業様は少なくありません。システム化すれば解決すると分かっていても、投資金額が負担にする、という悩みを抱えています。
また、システム化したいけれど、今ある業務をどのようにシステム化すればよいのかが分からないという悩みもあります。
当社は中小企業様に特化したシステム開発を行っています。そこには中小企業様を応援したいからという気持ちがあるからです。
多くの中小企業様は利益が出ずに苦労をされています。しかし、見方を変えれば中小企業様には利益が向上する宝物がたくさん埋もれています。当社ではそのような中小企業様をサポートしたいと考えています。悩みがあればぜひ、相談していただければと思います。システム化することで利益を向上させられる糸口は見つかると思います。

システムの開発では案件定義をしてから開発に入るのではなく、考えながら開発するアジャイル開発が主流になっています。趣旨が分かればテスト環境で作り込んでみて、それを見てもらい改善すべきところは改善して精度を高めて行きます。そして大丈夫となったところで完成させてリリースします。
大切なのは業界に関わる人達全員にとって便利なシステムを開発することです。ときには倉庫の現場からの声も直ぐに取り入れてシステムを改善するようにしています。

卸や量販店とのビジネスが中心の場合、エンドユーザーの声は直接には耳に入る機会はありません。しかし、オンラインショップならエンドユーザーからの声を聞くことができます。「ここが良くない」といった情報はクレームではなく改善すべき点と捉えることができます。
もちろん、オンラインショップを展開するのは新たなチャネルを作り、利益を出すことが目的ですが、エンドユーザーの声を吸い上げることができる機会であるということに意義を感じることができます。

今の時代はリアルの店舗を立ち上げるのはハードルが高すぎます。しかし、オンラインショップなら資金をあまりかけずにスタートすることができます。オンラインショップで商品を見てもらう。自分で商品をプレゼンテーションして、お客様に購入していただく。店舗を作るより先に、自社でオンラインショップを立ち上げる方が効果的だと思います。
既存のオンラインショップでは商品の魅力は伝わりません。自社のオンラインショップで販売することに意義があると考えます。

当社は個人経営のため、対応できるお客様の数にも限りがあります。そのため、顔が見える範囲で仕事をさせていただくのが良いと考えています、
大型案件や、定型業務は大手のシステム会社がやればいいと思います。住み分けは大切だと考えています。
打ち合わせはオンランで済ますのではなく、一度は会社を訪問し、ヒヤリングをさせていただいてから解決策をご提案します。当社のクライアントには遠方に会社がある場合がありますが、年に一度は訪問し、悩みを伺うようにしています。オンラインが主流になってきましたが、顔を合わせての対話を大切にしたいと考えています。
雑談のなかから業務改善のヒントがあり、今までそれを具現化してきました。業務を改善することでミスがなくなり、効率が良くなります。そのためのコミュニケーションも大切だと考えています。



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3－4．倉庫への出荷指示は伝わっていますか？

これは、EC事業を展開するC社様から、当社に相談があった事例です。
C社様ではEC事業が好調なことから会社内で行っていた商品管理と発送業務を外部の倉庫に委託することになりました。そのため、販売管理システムを倉庫と連携させる必要が出てきました。
どのように販売管理システムを倉庫と連携させたのかを4回でお伝えします。

フラグを付けるだけで指示もれをなくす
ネットショップでの商品発送を倉庫に委託している場合でも、例外的に自社のオフィスから商品を発送したいということもあります。そういった場合、倉庫側へメールで「〇〇は発送しないでください」と「連絡メモ」で伝えて対応してもらうこともできますが、倉庫としては常に「連絡メモ」が届いてないかを確認しなければならず、効率も下がります。それに、上手くコミュニケーションが取れずミスが起こる可能性も出てきます。

当社のシステムでは送り間違いを防ぐため、発送場所を見分ける「倉庫」と「オフィス」のフラグが付けられるようにしています。フラグは通常、「倉庫」になっています。例外的に自社から発送する場合だけ、「オフィス」にフラグを立てます。
このことで、倉庫の担当者は「倉庫」のフラグが立ったものだけで発送作業をするのでミスが起こりません。

倉庫はパートさんが処理をする場合もありますし、日本語に不慣れな海外の方が担当することもあります。また、会社様よっては倉庫が2つ、3つとある場合もあります。そのような場合でも活用できると思います。


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3－3．ここまでできる宅配伝票の自動化。

これは、EC事業を展開するC社様から、当社に相談があった事例です。
C社様ではEC事業が好調なことから会社内で行っていた商品管理と発送業務を外部の倉庫に委託することになりました。そのため、販売管理システムを倉庫と連携させる必要が出てきました。
どのように販売管理システムを倉庫と連携させたのかを4回でお伝えします。

宅急便の伝票を手書きで作成していた
ネットショップでご購入いただいた商品をお客様にお送りするときは宅配便を利用します。
C社様では従来、宅配便の伝票を手書きで作成していました。それを継続するのは、あまりにも非効率です。しかも、外部の倉庫に委託するのであれば、宅急便の伝票を自動で発行できるようにしなければなりません。そのため、お客様に入力していただいた住所・氏名・電話番号等の情報をそのまま伝票作成に利用することです。
C社様から宅配便各社の伝票発行システムと販売管理システムを連動させることが求められました。

どのような宅急便でも連携できるシステム
当社では、ヤマト運輸、佐川急便、ゆうパック（日本郵便）の3社の伝票発行システムと連携させている実績があります。ヤマト運輸、佐川急便、ゆうパック（日本郵便）の伝票発行システムはそれぞれ独自で専用のフォーマットを持っていますが、必要に応じて必要な情報を自動的にCSV化し、そのCSVを介してフォーマットと連携させることが可能です。
また、送り先によって宅配便を使い分けるということもあります。そういった場合は、2社、あるいは3社を使い分けてCSVを作成し、ダウンロードするという運用もできます。
さらに、宅配便から発行される、「お問合せ番号」をシステムに読み取り、商品が発送されたと同時にお客様にメールで「お問合せ番号」を送信することもできます。
ネットショップを運営している会社様のなかには、宅配便から発行される「お問合せ番号」は個別に習得し、それをお客様にメールで伝えるという作業をしているところがあります。当社のシステムではそのような面倒な作業をする必要はありません。

出荷作業をシステム化することで手間が削減できた
一連の出荷作業をシステム化することにより、最小限の手間で完結させることができます。また、受注件数が増えてもお手間はかかりません。このことで繁忙期には残業しなければいけない、ということもなくなります。



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3－2．納品書の印刷は、意外に手間がかかります。

これは、EC事業を展開するC社様から、当社に相談があった事例です。
C社様ではEC事業が好調なことから会社内で行っていた商品管理と発送業務を外部の倉庫に委託することになりました。そのため、販売管理システムを倉庫と連携させる必要が出てきました。
どのように販売管理システムを倉庫と連携させたのかを4回でお伝えします。

その日に出荷する納品書を個々でプリントしていた
倉庫からC社様に対する販売管理システム改善要求のもう一つが、納品書をプリントする操作画面の改善でした。
倉庫では受注一覧から、その日に出荷するものだけを選んで納品書を1枚ずつプリントしていました。これでは、10個の出荷があれば10枚をプリントしなければなりません。
それではとても非効率です。そのため、システムの改善が急務となりました。

管理画面から一括で納品書をプリントする
倉庫で、プリントするための画面操作の手間を省くため、一覧画面にチェックボックスを設け、チェックを入れたものを一括でプリントできるようにしました。また、1ページずつの納品書データをいったんPDF化し、一連の帳票の形で出力しなおすという処理をシステムで行うように改善しました。
なお、納品書はA4で、商品名、品番、個数、単価、合計と納品先、そして販売先の連絡先やショップのロゴが印字することができます。また、自分用の場合とギフトの場合があるので、ギフトでは単価や合計が入らないようになっています。自分用なのかギフトなのかは、注文者と送り先が違うことで区別します。

倉庫の効率化は会社にとってもメリット
倉庫では1枚ずつプリントしていた手間がなくなるだけでなく、必要な納品書をプリントし忘れることもなくなりました。作業の効率化が実現できました。
また、倉庫が効率化されたことで、倉庫に業務を委託している会社にとってもメリットがあります。それは、倉庫としても手間が軽減されるので、値上げ要求をする口実がなくなるということです。結果としてコストの削減につながります。


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3－1．倉庫内の移動を減らせば、作業員の負荷は下がります。

これは、EC事業を展開するC社様から、当社に相談があった事例です。
C社様ではEC事業が好調なことから会社内で行っていた商品管理と発送業務を外部の倉庫に委託することになりました。そのため、販売管理システムを倉庫と連携させる必要が出てきました。
どのように販売管理システムを倉庫と連携させたのかを4回でお伝えします。

倉庫からのシステム改善要求に応える
C社様では注文があると担当さんが自分で商品をピッキングして梱包し、出荷処理を行っていました。注文数が少ないうちはそれで何とかなっていたのですが、やがて受注量が増加し、担当さんが自分で出荷処理をするのでは追いつかなくなりました。
オンラインで出荷処理ができる体制になっていたことから、倉庫に在庫の保管と出荷業務を委託することにしました。すると、倉庫から出荷の業務効率を高めるため、販売管理システムの改善要望を挙げ、協力を求めてきました。

ピッキング総括表とピッキング一覧のプリント機能を追加
倉庫での発送作業では、最初に商品のピッキングを行います。注文内容を納品書で確認し、送るべき商品を箱に詰めて行くのが基本です。
しかし、注文ごとに商品を棚に取りに行っていると、倉庫の中を何度も往復せねばならなくなり、大量の注文を捌くときにはとても非効率です。
そこで倉庫では、その日に出荷する商品を全て梱包作業場所に集めてから、箱詰めするように作業の流れを改善しました。
そうした業務に合わせて販売管理システムを改善しました。
具体的には、当日の出荷対象商品を一度でピッキングできるよう「ピッキング総括表」と、梱包内容を確認するため、消し込みできる「ピッキング一覧」をプリントできるようにしました。


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ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。

2－6．システム化することで職場のマインドは変わる。

中小企業でECのシステムを作ったものの、後になってFAXなど、予定してない注文方法にも対応しなければならなくなることがあります。特に卸売りではまだFAXを使っている会社様や、電話だけで注文してくる会社様も多くあります。
そのため、EC担当者はシステムがありながらも別の作業で処理しようとします。そんな非効率な作業は一度、見直し、システムの統合を検討されてはいかがでしょうか？

中小企業では「システムの開発には費用がかかる」と敬遠しがちです。しかし、効率的なシステムを開発することで人件費の削減や、労働時間の効率化が実現できます。なにより「子どもの送り迎えがあるので残業はせずに早く帰りたい」といった理由がある社員やパートさんの働き方改革になります。
システムが実現することで業務が便利になり、売上が向上するのはもちろんですが、働き方改革に踏み込むと考えていただきたいと思っています。

現場でアイデアが出たときは、それがシステムに反映できることが意外と多くあります。
そうするとシステムは良くなり業務は効率化します。すると、どこが業務のネックになっているのかとか、こうすればもっと良くなると考えるようになります。システム化することで職場のマインドが変わって行くこともメリットだと思います。改善は続いて行くものです。当社はそこに伴走して行きます。



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ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。

2－5．決済処理忘れの予防のための工夫とは？

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

色付けすることで必要な作業が一目で分かる
ネットショップでは基本、受注すると受注確認をし、発送手配をすると発送済み、カード決済、完了といった流れになります。そしてステータスごとにやることは異なります。当社が開発した販売管理システムは、受注した案件が今、どのステータスにあるのかを一目で把握できるように、色を付けて分かりやすくしています。
例えば。受注確認のステータスはピンク、発送手配のステータスはイエロー、そして、全て完了したステータスにはブルーといったようにです。そうすることで、必要な作業が一目で分かるようになりますし、「ブルーになったから完了した」と誰でも理解することができます。
もちろん、会社様によって流れは異なりますし、色もカスタマイズしたいということもあると思います。その場合でも変更に対応します。ほんのちょっとした工夫で業務が効率よくなるという例でした。



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