ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。

2－4．シニアのお客様の特有の問題、FAX注文をどう乗り切る？

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

在庫管理はオンラインで行いながら出荷管理はExcel
B社様では注文がFAXでも届くことがありました。卸売の取引先様にはご高齢の方も多く、今だにFAXを使っていることもあるからです。
また、在庫管理はオンラインで行いながらも出荷管理はExcelで行っていました。そのため最終的な在庫数は手作業で算出しなければならず、とても手間がかかっていました。
パートさんが処理をしていたのですが、パートさんの残業も多くなり疲労している状態でした。
このままでは作業効率が悪いため、販売管理システムを見直すことになりました。

膨大な手間を削減する販売管理システムに進化
オンラインのデータがあり、在庫管理もオンラインで行っているのなら、FAXも含めた全ての受注データをオンラインの方に集約すれば、在庫の管理を一元的に行うことができます。そのため、注文数を入力すれば在庫数も把握できる販売管理システムを開発することになりました。
さらに、最終的に全ての業務が外部倉庫への出庫依頼処理につながっているのなら、出庫処理からピッキング、出庫依頼、在庫引き当て、受注（請求書発行、入金確認など）と業務の流れを逆算して統合し、必要な伝票を簡単に出力できるようにすることも提案し、パートの手間がかからない販売管理システムに進化させることとなりました。

非効率な作業を見直すことで残業をなくす
在庫がオンラインで一元管理されたことで、在庫管理も瞬時に終わるようになりました。また、スタッフも3名から2名体制に変更し、現在も問題なく維持できています。

中小企業でECのシステムを作ったものの、後になってFAXなど、予定してない注文方法にも対応しなければならなくなることがあります。そのため、EC担当者はシステムがありながらも別の作業で処理しようとします。特に卸売りではまだFAXを使っている会社や、電話だけで注文してくる会社は多くあります。
また、システムが個々バラバラで使いづらいのを我慢して使っている、ということも少なくありません。非効率な作業は一度、見直し、システムを再構築することを検討されるのが良いと思います。


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ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。
2－3．ネットにはない卸売特有の問題②ケース単位とは？

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

ケース単位の注文では個数に換算していた
卸売をしていると、商品はバラ単位ではなくケース単位で注文してくることがあります。しかし、1ケースの個数は決まっておらず、10個や16個の場合もあるなど、商品ごとに1ケースの入り数は違うものです。
1ケースの入数が直ぐに分かるようにしておかなければ出庫時、1ケースの入数を調べなくてはならず、倉庫のピッキング作業に手間がかかります。また、請求するときにも計算の手間がかかります。
そのため、B社様ではケース単位で注文が来た場合、都度、個数に換算して販売管理システムに入力していました。しかし、それは手間がかかる作業なうえ、間違いも起こりやすくなっていました。

商品マスターで入り数を管理する
商品ごとの1ケースの入り数を商品マスターに登録するようにし、例えば1ケースが10個なら3ケースの注文が入ると、3ケースで30個と引き当てられるようにしました。
もちろん、1ケースの入数は伝票に印字をできるようにしました。

無駄な作業がなくなったことで業務が効率化
ケース数を個数に換算する必要がなくなったことで、業務が楽になりました。なお、システムの内部ではバラの個数をベースに在庫数の管理をしています。
このシステムを開発している際、ピッキングリストにはケースを5箱と「箱」で表示されていました。ところが倉庫のピッキング担当者か「箱」と「個」の区別がつきにくいとの意見がありました。そのため、「箱」ではなく「ケース」と表示させるようにしました。



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ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。
2－2．ネットにはない卸売特有の問題①分納とは？

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

倉庫に商品管理と発送ほ委託する際の、分納が課題に
ネットシップでは受注があると商品は箱詰めして出荷して完了させます。しかし、卸売では受注した商品の一部だけを先行して納品する、つまり、分納が行われることがあります。
例えば、100個の注文があっても、全てを一度に納品するのではなく、〇日に20個、それからまた〇日に80個といった具合です。
個数によってディスカウントがあるため、まとまった数で発注したい。けれど一度に納品されても置き場がないといった卸売会社様によく起こり得ます。
B社様では従来、社内で商品発送まで行っていたので分納に対応することができていました。しかし、倉庫に商品管理と発送を一括して委託することになり、分納の処理が課題として浮上してきました。

分納するには指定するためで受注データが分離する
これに対応するため、受注データの複製機能を応用して、2分割する仕組みを販売管理システムに組み込みました。既存の受注データのうち、分割したい商品とその個数を指定すると、その分だけを新しい受注データとして分離するという仕組みです。
この仕組みがあることで、100個から20個を分納して、残り80個から更に20個を分納して、残り60個から更に・・・と繰り返すことができます。また、倉庫では何個残っているということを気にすることなく、指示通りに納品するだけです。在庫管理はあくまでもシステム上で行います。

イレギュラー対応やロケーション管理でも応用する
この分納の機能をB社様では卸売での活用はもちろんのこと、個人のお客様へのイレギュラーな分納でも役立てています。例えば、注文があった個数が全て揃わず、2回に分けて納品する必要があった場合などに応用されました。
さらに、この分割機能を用いて、擬似的なロケーション管理も行っています。これは、ネットショップで販売したい総数を限定し、残り数をキープしておくといった活用の仕方です。
期間限定ショップに出店するため、商品数をあらかじめ確保しておかけなければいけないといった場合に有効です。さらに、納品先が別々といった場合にも使われています。

商品の在庫をシステム上で一元的に管理するためには、卸売りの取引先様も含む、ビジネス上のあらゆる出入荷業務をシステムに取り込む必要があります。そしてそれらのデータは全て有効活用するよう、データ連携することも重要となります。
2－2．ネットにはない卸売特有の問題①分納とは？

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

倉庫に商品管理と発送ほ委託する際の、分納が課題に
ネットシップでは受注があると商品は箱詰めして出荷して完了させます。しかし、卸売では受注した商品の一部だけを先行して納品する、つまり、分納が行われることがあります。
例えば、100個の注文があっても、全てを一度に納品するのではなく、〇日に20個、それからまた〇日に80個といった具合です。
個数によってディスカウントがあるため、まとまった数で発注したい。けれど一度に納品されても置き場がないといった卸売会社様によく起こり得ます。
B社様では従来、社内で商品発送まで行っていたので分納に対応することができていました。しかし、倉庫に商品管理と発送を一括して委託することになり、分納の処理が課題として浮上してきました。

分納するには指定するためで受注データが分離する
これに対応するため、受注データの複製機能を応用して、2分割する仕組みを販売管理システムに組み込みました。既存の受注データのうち、分割したい商品とその個数を指定すると、その分だけを新しい受注データとして分離するという仕組みです。
この仕組みがあることで、100個から20個を分納して、残り80個から更に20個を分納して、残り60個から更に・・・と繰り返すことができます。また、倉庫では何個残っているということを気にすることなく、指示通りに納品するだけです。在庫管理はあくまでもシステム上で行います。

イレギュラー対応やロケーション管理でも応用する
この分納の機能をB社様では卸売での活用はもちろんのこと、個人のお客様へのイレギュラーな分納でも役立てています。例えば、注文があった個数が全て揃わず、2回に分けて納品する必要があった場合などに応用されました。
さらに、この分割機能を用いて、擬似的なロケーション管理も行っています。これは、ネットショップで販売したい総数を限定し、残り数をキープしておくといった活用の仕方です。
期間限定ショップに出店するため、商品数をあらかじめ確保しておかけなければいけないといった場合に有効です。さらに、納品先が別々といった場合にも使われています。

商品の在庫をシステム上で一元的に管理するためには、卸売りの取引先様も含む、ビジネス上のあらゆる出入荷業務をシステムに取り込む必要があります。そしてそれらのデータは全て有効活用するよう、データ連携することも重要となります。




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ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。

2－1．過去の受注データを参照して複製することで効率アップ。

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

過去の注文伝票を探し、再入力するため手間がかかっていた
B社様では、お歳暮用に販売している商品があり、ある卸売りの取引先様からは年に1度、ネットではなく電話やFAXで注文が来ていました。
卸売りをしていると取引先様との付き合いが長くなります。そのため注文も電話やFAXで簡単に「前と同じでお願い」とだけ伝えて済ましてくるケースがあります。時代にそぐわないとはいえ日本ではツーカーの仲が好まれるため、そうした取引先様をむげにはできません。
その注文指示を受け取ったB社様の担当さんは過去の注文伝票を探し出し、社名や住所、氏名、注文品と個数、納品先などの情報を販売管理システムに入力していました。
ただ、過去の注文伝票が直ぐに見つかれば良いのですが、2年前、3年前となると探すにも骨が折れます。そもそも注文伝票を保存し管理するのも手間です。

顧客マスタに自動登録。リピーターでは注文データを複写
当社が開発した販売管理システムでは、都度、入力する手間を省くため、取引先様を一度入力すると、顧客マスタに自動で登録されるようにしました。また、電話やFAXで注文が届く取引先様はリピーターなので、社名や住所、氏名などを再度入力する手間をかけなくてよいように、注文者様のお名前で検索することで過去の受注データを呼び出し、一覧で表示されるなかから複製できるようにしました。

手間の大幅な削減が実現
最初の一度は過去の注文伝票を探す手間はかかりますが、二度目からは業務が楽になりました。また、定期的な取引では注文内容も似ているため、追加削除するだけで次回以降の手間を大幅に省くことができるようになりました。
「電話やFAXでの注文は受け付けない」と突っぱねるのもひとつの方法ですが、それでは昔からの取引先様を切り捨ててしまうことになります。そうしたときは合理性を工夫することで、今まで通りのお取引を継続できます。解決策にはさまざまな方法や着想があります。



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1-6.システムへの投資は利益を生むための投資。

楽天やAmazonなどの既存のシッピングモールを使うのが良いか自社でシッピングサイトを立ち上げた方が良いかは議論の分かれるところだと思います。
既存のシッピングモールを使うと月額のコストがかかります。送料無料を強制されたり、ポイントや値引きセールの原資を拠出させられたりと、いろいろな費用が発生し、誰のためにショッピングサイトを運営しているのかと思わなくもありません。
また、他店舗との価格競争にも陥りやすいということもあります。もちろん、自社サイトだと集客が弱いのではないか、という心配もあります。
両方を運営している会社様もあります。既存のショッピングモールから自社のショッピングサイトに誘導し、そこの固定客になっていただくのが、健全なビジネスを行うためにはベストだと思います。自社のショッピングサイトでは、会社の由来や、商品の開発ストーリー、商品の詳細説明など、多面的な情報をお客様に提供し、ファンになっていただくことで、自社サイトを育てて行くことが大事だと思います。

既存の売り方では売りにくい商品は、ECサイトの作り方が重要となります。商品によって売り方も変わりますし、売り方に工夫が必要となってきます。また、ECサイトの使い勝手も大切になります。
ECサイトでは商品をどうプレゼンテーションするのかに注力しなければなりません。説明の文章や写真も必要ですが、そこにシステムを付加することで本当に役に立つECサイトになります。

私は小規模なマーケティング会社で、広告に関するあらゆる業務を担当した経験があり、マーケティングや売り方についての知見が豊富です。しかも、口だけでなく、エンジニアとしてシステムに反映して、実物を見せることができます。
既存にはないアイデアをお客様と一緒に悩み、考え、システムに盛り込むことができるため、その会社に合った業務の進め方、その会社に合った商品の売り方で、売上の向上に貢献できます。

システム会社にカスタマイズをいろいろと依頼すると莫大な費用と時間がかかります。当社はサブスクで対応している上に、組織が小さいことで小回りが利きます。ローコスト・短期でECサイトの構築が可能です。また、行った施策で効果がでない場合は直ぐに次の施策を打つなど、アジャイルでPDCAを回すこともできます。
技術サポートはLINEでいつでも連絡が取れるようになっています。バグ修正はもちろん、操作のアドバイスにも応じています。
なお、失礼だと思いますが、そもそものビジネスに勝算がなければお受けしません。「このビジネスは成長しないな」と思ってしまった場合、その案件はお断りすることもあります。

システムの強化や機能の向上は業務の改善を考えることからスタートします。こうすれば良くなるというマインドを育てることが大切です。どのようなアイデアでもかまいません。働く人達のモチベーションを上げるのが、システムの強化や機能を向上する意義です。
当社のクライアントの担当者は、割と気軽に、システム改善のご相談をくださります。最初はおっかなびっくりだった問合せも、次第に、「こうすれば業務が簡略化するので考えて欲しい」、といった生産的な改善提案も多くなってきます。システムは作って終わりではなく、使いながら改善していくものだ、ということを、頭ではなく、感覚で理解していただけているのだと実感します。システムの強化や機能の向上はコストではありません。利益を生むための投資です。どうやって利益を上げたいから、どのように投資するのかという観点でビジネスを考えていくことが大切だな、と実感します。



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1-5.ショッピングサイトではクレジットカード決済が必要不可欠

クレジットカード決済方法は最新の技術にアップデート
ショッピングカートに必須のクレジットカード決済機能には、いろいろな実装方法があります。大きく分けると2つ、①決済会社のページへジャンプして決済する方法と、➁自社ホームページ内で決済する方法です。
当社ではショッピングサイトをご利用されるお客様の操作が途切れず自然な形で進むことを優先して、➁の自社ホームページ内で決済する方法を実装しています。
実はその方が技術的には難しくなります。しかし、ご利用されるお客様にとって、分かりやすいと考えてのことです。

ただし、①決済会社のページへジャンプして決済する方法が悪いわけではありません。小さな会社のショッピングサイトではご利用されるお客様がセキュリティ面で不安に感じられることがあります。そのようなとき、信頼できる決済会社を経由することで安心感を持っていただくことができます。

なお、クレジットカード決算は、大規模なショップ以外、ショップのサーバーに、ご利用いただくお客様のクレジットカード情報を通過させない方式が一般的になっています。そのためにトークンと呼ばれる技術で処理します。
トークンとは、クレジットカード情報をトークン（別の文字列）に変換したうえで行うクレジットカード決済です。トークンを用いることでクレジットカード情報の漏えいリスクを軽減できます。これは、改正割賦販売法という法律によって定められている高セキュリティな決済方法です。
➁の自社ホームページ内で決済する方法でも、トークンを用いているのでセキュリティに問題はありません。また、当社ではセキュリティの情報は日々、キャッチアップしており、常に新しい技術に対応しています。



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1-4.請求明細にも細かい気遣いを。お客様にお値引きも可能。

感謝の気持ちを「値引き」として表す
A社様とお打ち合わせをするなか、「古くからのお客様に対しては、わざわざネットショップからご購入いただいたことへの感謝として送料や手数料などを値引きしたい」という話が出ました。
小さな会社のネットショップが他社のネットショップと差別化させるには、気持ちの表れとして時には「お値引き」などのきめ細かい対応やサービスも必要です。そのようなご要望に対して直ぐに、システム改善に取り掛かりました。

CMSに調整額欄を用意
値引きサービスができるよう、当社が開発したショッピングカートシステムに調整額欄を用意しました。
この調整額欄に「いつもお世話になっています」など、自由にコメントを書いて値引きをすることができます。
なお、調整額欄は、税込前の金額で調整する場合と税込後の金額で調整する場合に対応しています。

無機質なネットシップに気遣いを込める
A社様のお客様からは「ネットシップは無機質なものだと思っていたけれど、気遣いがこもっていてありがたい」との声が届くほど好評なようです。
ただし、当社としては値引きを頻繁に行うのではなく、あくまでも定価で購入して頂けるお客様を大切にして欲しいと考えています。



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