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3-2.納品書の印刷は、意外に手間がかかります。

これは、EC事業を展開するC社様から、当社に相談があった事例です。
C社様ではEC事業が好調なことから会社内で行っていた商品管理と発送業務を外部の倉庫に委託することになりました。そのため、販売管理システムを倉庫と連携させる必要が出てきました。
どのように販売管理システムを倉庫と連携させたのかを4回でお伝えします。

その日に出荷する納品書を個々でプリントしていた
倉庫からC社様に対する販売管理システム改善要求のもう一つが、納品書をプリントする操作画面の改善でした。
倉庫では受注一覧から、その日に出荷するものだけを選んで納品書を1枚ずつプリントしていました。これでは、10個の出荷があれば10枚をプリントしなければなりません。
それではとても非効率です。そのため、システムの改善が急務となりました。

管理画面から一括で納品書をプリントする
倉庫で、プリントするための画面操作の手間を省くため、一覧画面にチェックボックスを設け、チェックを入れたものを一括でプリントできるようにしました。また、1ページずつの納品書データをいったんPDF化し、一連の帳票の形で出力しなおすという処理をシステムで行うように改善しました。
なお、納品書はA4で、商品名、品番、個数、単価、合計と納品先、そして販売先の連絡先やショップのロゴが印字することができます。また、自分用の場合とギフトの場合があるので、ギフトでは単価や合計が入らないようになっています。自分用なのかギフトなのかは、注文者と送り先が違うことで区別します。

倉庫の効率化は会社にとってもメリット
倉庫では1枚ずつプリントしていた手間がなくなるだけでなく、必要な納品書をプリントし忘れることもなくなりました。作業の効率化が実現できました。
また、倉庫が効率化されたことで、倉庫に業務を委託している会社にとってもメリットがあります。それは、倉庫としても手間が軽減されるので、値上げ要求をする口実がなくなるということです。結果としてコストの削減につながります。


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3-1.倉庫内の移動を減らせば、作業員の負荷は下がります。

これは、EC事業を展開するC社様から、当社に相談があった事例です。
C社様ではEC事業が好調なことから会社内で行っていた商品管理と発送業務を外部の倉庫に委託することになりました。そのため、販売管理システムを倉庫と連携させる必要が出てきました。
どのように販売管理システムを倉庫と連携させたのかを4回でお伝えします。

倉庫からのシステム改善要求に応える
C社様では注文があると担当さんが自分で商品をピッキングして梱包し、出荷処理を行っていました。注文数が少ないうちはそれで何とかなっていたのですが、やがて受注量が増加し、担当さんが自分で出荷処理をするのでは追いつかなくなりました。
オンラインで出荷処理ができる体制になっていたことから、倉庫に在庫の保管と出荷業務を委託することにしました。すると、倉庫から出荷の業務効率を高めるため、販売管理システムの改善要望を挙げ、協力を求めてきました。

ピッキング総括表とピッキング一覧のプリント機能を追加
倉庫での発送作業では、最初に商品のピッキングを行います。注文内容を納品書で確認し、送るべき商品を箱に詰めて行くのが基本です。
しかし、注文ごとに商品を棚に取りに行っていると、倉庫の中を何度も往復せねばならなくなり、大量の注文を捌くときにはとても非効率です。
そこで倉庫では、その日に出荷する商品を全て梱包作業場所に集めてから、箱詰めするように作業の流れを改善しました。
そうした業務に合わせて販売管理システムを改善しました。
具体的には、当日の出荷対象商品を一度でピッキングできるよう「ピッキング総括表」と、梱包内容を確認するため、消し込みできる「ピッキング一覧」をプリントできるようにしました。


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ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。

2-6.システム化することで職場のマインドは変わる。

中小企業でECのシステムを作ったものの、後になってFAXなど、予定してない注文方法にも対応しなければならなくなることがあります。特に卸売りではまだFAXを使っている会社様や、電話だけで注文してくる会社様も多くあります。
そのため、EC担当者はシステムがありながらも別の作業で処理しようとします。そんな非効率な作業は一度、見直し、システムの統合を検討されてはいかがでしょうか?

中小企業では「システムの開発には費用がかかる」と敬遠しがちです。しかし、効率的なシステムを開発することで人件費の削減や、労働時間の効率化が実現できます。なにより「子どもの送り迎えがあるので残業はせずに早く帰りたい」といった理由がある社員やパートさんの働き方改革になります。
システムが実現することで業務が便利になり、売上が向上するのはもちろんですが、働き方改革に踏み込むと考えていただきたいと思っています。

現場でアイデアが出たときは、それがシステムに反映できることが意外と多くあります。
そうするとシステムは良くなり業務は効率化します。すると、どこが業務のネックになっているのかとか、こうすればもっと良くなると考えるようになります。システム化することで職場のマインドが変わって行くこともメリットだと思います。改善は続いて行くものです。当社はそこに伴走して行きます。



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ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。

2-5.決済処理忘れの予防のための工夫とは?

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

色付けすることで必要な作業が一目で分かる
ネットショップでは基本、受注すると受注確認をし、発送手配をすると発送済み、カード決済、完了といった流れになります。そしてステータスごとにやることは異なります。当社が開発した販売管理システムは、受注した案件が今、どのステータスにあるのかを一目で把握できるように、色を付けて分かりやすくしています。
例えば。受注確認のステータスはピンク、発送手配のステータスはイエロー、そして、全て完了したステータスにはブルーといったようにです。そうすることで、必要な作業が一目で分かるようになりますし、「ブルーになったから完了した」と誰でも理解することができます。
もちろん、会社様によって流れは異なりますし、色もカスタマイズしたいということもあると思います。その場合でも変更に対応します。ほんのちょっとした工夫で業務が効率よくなるという例でした。



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ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。

2-4.シニアのお客様の特有の問題、FAX注文をどう乗り切る?

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

在庫管理はオンラインで行いながら出荷管理はExcel
B社様では注文がFAXでも届くことがありました。卸売の取引先様にはご高齢の方も多く、今だにFAXを使っていることもあるからです。
また、在庫管理はオンラインで行いながらも出荷管理はExcelで行っていました。そのため最終的な在庫数は手作業で算出しなければならず、とても手間がかかっていました。
パートさんが処理をしていたのですが、パートさんの残業も多くなり疲労している状態でした。
このままでは作業効率が悪いため、販売管理システムを見直すことになりました。

膨大な手間を削減する販売管理システムに進化
オンラインのデータがあり、在庫管理もオンラインで行っているのなら、FAXも含めた全ての受注データをオンラインの方に集約すれば、在庫の管理を一元的に行うことができます。そのため、注文数を入力すれば在庫数も把握できる販売管理システムを開発することになりました。
さらに、最終的に全ての業務が外部倉庫への出庫依頼処理につながっているのなら、出庫処理からピッキング、出庫依頼、在庫引き当て、受注(請求書発行、入金確認など)と業務の流れを逆算して統合し、必要な伝票を簡単に出力できるようにすることも提案し、パートの手間がかからない販売管理システムに進化させることとなりました。

非効率な作業を見直すことで残業をなくす
在庫がオンラインで一元管理されたことで、在庫管理も瞬時に終わるようになりました。また、スタッフも3名から2名体制に変更し、現在も問題なく維持できています。

中小企業でECのシステムを作ったものの、後になってFAXなど、予定してない注文方法にも対応しなければならなくなることがあります。そのため、EC担当者はシステムがありながらも別の作業で処理しようとします。特に卸売りではまだFAXを使っている会社や、電話だけで注文してくる会社は多くあります。
また、システムが個々バラバラで使いづらいのを我慢して使っている、ということも少なくありません。非効率な作業は一度、見直し、システムを再構築することを検討されるのが良いと思います。


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ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。
2-3.ネットにはない卸売特有の問題②ケース単位とは?

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

ケース単位の注文では個数に換算していた
卸売をしていると、商品はバラ単位ではなくケース単位で注文してくることがあります。しかし、1ケースの個数は決まっておらず、10個や16個の場合もあるなど、商品ごとに1ケースの入り数は違うものです。
1ケースの入数が直ぐに分かるようにしておかなければ出庫時、1ケースの入数を調べなくてはならず、倉庫のピッキング作業に手間がかかります。また、請求するときにも計算の手間がかかります。
そのため、B社様ではケース単位で注文が来た場合、都度、個数に換算して販売管理システムに入力していました。しかし、それは手間がかかる作業なうえ、間違いも起こりやすくなっていました。

商品マスターで入り数を管理する
商品ごとの1ケースの入り数を商品マスターに登録するようにし、例えば1ケースが10個なら3ケースの注文が入ると、3ケースで30個と引き当てられるようにしました。
もちろん、1ケースの入数は伝票に印字をできるようにしました。

無駄な作業がなくなったことで業務が効率化
ケース数を個数に換算する必要がなくなったことで、業務が楽になりました。なお、システムの内部ではバラの個数をベースに在庫数の管理をしています。
このシステムを開発している際、ピッキングリストにはケースを5箱と「箱」で表示されていました。ところが倉庫のピッキング担当者か「箱」と「個」の区別がつきにくいとの意見がありました。そのため、「箱」ではなく「ケース」と表示させるようにしました。



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ネットショップに販売管理機能を拡張。在庫データを共有することで、業務負荷が一気に下がりました。
2-2.ネットにはない卸売特有の問題①分納とは?

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

倉庫に商品管理と発送ほ委託する際の、分納が課題に
ネットシップでは受注があると商品は箱詰めして出荷して完了させます。しかし、卸売では受注した商品の一部だけを先行して納品する、つまり、分納が行われることがあります。
例えば、100個の注文があっても、全てを一度に納品するのではなく、〇日に20個、それからまた〇日に80個といった具合です。
個数によってディスカウントがあるため、まとまった数で発注したい。けれど一度に納品されても置き場がないといった卸売会社様によく起こり得ます。
B社様では従来、社内で商品発送まで行っていたので分納に対応することができていました。しかし、倉庫に商品管理と発送を一括して委託することになり、分納の処理が課題として浮上してきました。

分納するには指定するためで受注データが分離する
これに対応するため、受注データの複製機能を応用して、2分割する仕組みを販売管理システムに組み込みました。既存の受注データのうち、分割したい商品とその個数を指定すると、その分だけを新しい受注データとして分離するという仕組みです。
この仕組みがあることで、100個から20個を分納して、残り80個から更に20個を分納して、残り60個から更に・・・と繰り返すことができます。また、倉庫では何個残っているということを気にすることなく、指示通りに納品するだけです。在庫管理はあくまでもシステム上で行います。

イレギュラー対応やロケーション管理でも応用する
この分納の機能をB社様では卸売での活用はもちろんのこと、個人のお客様へのイレギュラーな分納でも役立てています。例えば、注文があった個数が全て揃わず、2回に分けて納品する必要があった場合などに応用されました。
さらに、この分割機能を用いて、擬似的なロケーション管理も行っています。これは、ネットショップで販売したい総数を限定し、残り数をキープしておくといった活用の仕方です。
期間限定ショップに出店するため、商品数をあらかじめ確保しておかけなければいけないといった場合に有効です。さらに、納品先が別々といった場合にも使われています。

商品の在庫をシステム上で一元的に管理するためには、卸売りの取引先様も含む、ビジネス上のあらゆる出入荷業務をシステムに取り込む必要があります。そしてそれらのデータは全て有効活用するよう、データ連携することも重要となります。
2-2.ネットにはない卸売特有の問題①分納とは?

これは、卸売りを中心にEC事業を展開するB社様から、当社に相談があった事例です。
B社様では販売管理システムを運用されていましたが、業務の変化に対応するため、新たな販売管理システムを構築する必要がありました。また、それを機にさまざまな課題を解決し、バラバラで処理していたことを一元化したいとの要望でした。
どのように販売管理システムを再構築したのかを5回でお伝えします。

倉庫に商品管理と発送ほ委託する際の、分納が課題に
ネットシップでは受注があると商品は箱詰めして出荷して完了させます。しかし、卸売では受注した商品の一部だけを先行して納品する、つまり、分納が行われることがあります。
例えば、100個の注文があっても、全てを一度に納品するのではなく、〇日に20個、それからまた〇日に80個といった具合です。
個数によってディスカウントがあるため、まとまった数で発注したい。けれど一度に納品されても置き場がないといった卸売会社様によく起こり得ます。
B社様では従来、社内で商品発送まで行っていたので分納に対応することができていました。しかし、倉庫に商品管理と発送を一括して委託することになり、分納の処理が課題として浮上してきました。

分納するには指定するためで受注データが分離する
これに対応するため、受注データの複製機能を応用して、2分割する仕組みを販売管理システムに組み込みました。既存の受注データのうち、分割したい商品とその個数を指定すると、その分だけを新しい受注データとして分離するという仕組みです。
この仕組みがあることで、100個から20個を分納して、残り80個から更に20個を分納して、残り60個から更に・・・と繰り返すことができます。また、倉庫では何個残っているということを気にすることなく、指示通りに納品するだけです。在庫管理はあくまでもシステム上で行います。

イレギュラー対応やロケーション管理でも応用する
この分納の機能をB社様では卸売での活用はもちろんのこと、個人のお客様へのイレギュラーな分納でも役立てています。例えば、注文があった個数が全て揃わず、2回に分けて納品する必要があった場合などに応用されました。
さらに、この分割機能を用いて、擬似的なロケーション管理も行っています。これは、ネットショップで販売したい総数を限定し、残り数をキープしておくといった活用の仕方です。
期間限定ショップに出店するため、商品数をあらかじめ確保しておかけなければいけないといった場合に有効です。さらに、納品先が別々といった場合にも使われています。

商品の在庫をシステム上で一元的に管理するためには、卸売りの取引先様も含む、ビジネス上のあらゆる出入荷業務をシステムに取り込む必要があります。そしてそれらのデータは全て有効活用するよう、データ連携することも重要となります。




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